Nuevo sistema de datos para la atención y prevención del VIH del DDP
El VDH lanzó un nuevo sistema de datos para la recopilación de datos y la presentación de informes sobre la atención y la prevención del VIH llamado Virginia Provide Enterprise (VA Provide). El nuevo sistema reemplazó la mayoría de las entradas de datos en el sistema de datos REDCap y tendrá características mejoradas que incluyen mensajería segura, capacidades de referencia entre sitios e importantes funciones de informes federales. VA Provide es un software que debe instalarse en la computadora de cada usuario individual. Consulte la sección "Proporcionar instrucciones de instalación de software empresarial" en la sección "Manuales de usuario y recursos de REDCap" de esta página para obtener instrucciones sobre cómo obtener acceso a VA Provide.
Capacitación
Los recursos de capacitación para el sistema de datos VA Provide se pueden encontrar a continuación. Las capacitaciones adicionales se actualizarán en este lugar.
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- VA proporciona un horario de capacitación en vivo
- Las capacitaciones grabadas para cada módulo dentro de VA Provide se pueden encontrar aquí:
- Solicite una sesión de capacitación / TA
Manuales de usuario y recursos de REDCap
Manuales del usuario
- Proporcionar instalación de software empresarial
- Navegación básica
- Guía del usuario de Virginia Care Services
- Gestión de usuarios
- Guía del usuario de Data to Care
- Seguridad y confidencialidad de DDP - Políticas y procedimientos
- Ejecución de RSR en Provide Enterprise
- Registro de Clientes y Perfil de Cliente
- Evaluación de Elegibilidad del Cliente
- CHARLI
- Arranque rápido
- Estado Neutral
- Guía del usuario de la PrEP
Contacto/Ayuda
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- Tecnologías de trabajo en grupo: (414) 454-0161 o provide.help@grouptech.com
- VDH Proporcionar Apoyo/Preguntas: vaprovide@vdh.virginia.gov
Provide - Preguntas Frecuentes
Proporcionar y unificar la elegibilidad
A continuación se presentan varias preguntas comunes cuando se utiliza por primera vez el sistema Provide.
Para cualquier otra inquietud, haga uso de los siguientes recursos.
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- Tecnologías de trabajo en grupo: (414) 454-0161 o provide.help@grouptech.com
- VDH Proporcionar Apoyo/Preguntas: vaprovide@vdh.virginia.gov
Acceso e inicio de sesión en el sistema de suministro
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¿Cómo me conecto a Proporcionar y obtener un ID de usuario?
- Las instrucciones para descargar e instalar el softwareProvide® Enterprise se encuentran aquí, para los no usuarios de VDH, y aquí para usuarios de VDH.
- Envíe un correo electrónico al equipo de VA Provide® en VAProvide@vdh.virginia.gov para solicitar un ID de usuario.
- Las instrucciones con el ID de usuario y la contraseña se enviarán por correo electrónico al usuario una vez que los administradores de VDH aprueben su cuenta.
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¿Qué sucede si alguien no inicia sesión en el sistema durante un período prolongado de tiempo?
- El sistema bloqueará la cuenta de un usuario si no ha iniciado sesión dentro de 30 días.
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¿Una entrada incorrecta de mi nombre de usuario y contraseña me bloqueará del sistema?
- Sí, tres (3) intentos de inicio de sesión incorrectos bloquearán su cuenta en el sistema.
- Para restaurar el acceso/restablecer la contraseña, Rellene el formulario Formulario de solicitud de usuario proporcionado® por VA seleccionando "Restablecimiento de contraseña/Reactivación de cuenta" como tipo de solicitud .
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¿Cómo restablezco mi contraseña?
- Si ha configurado sus preguntas de seguridad en Provide, puede restablecer su contraseña en el sistema por su cuenta.
- Si no ha configurado preguntas de seguridad, deberá completar el Formulario de solicitud de usuario de VA Provide® seleccionando "Restablecimiento de contraseña/Reactivación de cuenta" como tipo de solicitud.
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¿Las agencias no contratadas (subdestinatarios) tienen acceso a Provide®?
- Actualmente, solo las agencias (subreceptores) contratadas por los programas de atención y prevención del VIH a través de VDH que brindan servicios directos a los clientes necesitarán acceso al Sistema Proveer® . El acceso a Provide® permite a las agencias registrar, administrar e informar los datos requeridos a nivel de cliente a VDH.
Completar evaluaciones
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¿La evaluación de elegibilidad para Ryan White HIV/AIDS Part B (RWHAP B) es solo para los servicios de ADAP/Medicamentos?
- La evaluación de elegibilidad del cliente es para todos los servicios de RWHAP B, incluidos los servicios de acceso a medicamentos a través de VA MAP.
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¿Cómo puedo ver si se ha aprobado el acceso a los medicamentos una vez que se ha completado una evaluación?
- Paso 1: Localice al cliente en Proporcionar® y abra su registro.
- Paso 2: Haga clic en la pestaña ADAP y vaya a los Registros de inscripción de asistencia para medicamentos. El registro más reciente mostrará la fecha de vigencia y el estado (es decir, inscrito, terminado). La fecha de finalización (si está presente) es la fecha en que el cliente fue retirado de la asistencia con medicamentos.
- El Nivel de Beneficio indica en qué programa se encuentra el cliente:
- 10000 - VA sin seguro (MAP directo)
- 10902 - VA MPD01 (Medicare/MPAP)
- 10072 - VA ACAIC (ACA/HIMAP)
- 10002 - VA PI (cobertura del empleador/ICAP)
- Si VDH paga la prima del cliente, hay una segunda sección llamada Registros de Inscripción de Asistencia para Primas y el estado debe indicar que está inscrito. Puede hacer doble clic en la línea que dice "Inscripto" (resaltado en azul) para obtener más detalles (cuándo se inscribió, nombre del plan, monto de la prima, monto del crédito fiscal, etc.)
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¿Cómo puedo ver o verificar la fecha de finalización de elegibilidad del cliente?
- Paso 1: Localice al cliente en Proporcionar® y abra su registro.
- Paso 2: Haga clic en la pestaña Elegibilidad y el segundo cuadro mostrará la fecha de finalización de vencimiento de elegibilidad.
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¿Cómo completo una actualización para un cliente en cualquier momento durante su período de elegibilidad de 24meses?
- Paso 1: Abra el cliente en Provide®. Vaya a la pestaña donde necesita actualizar la información (Dirección, Finanzas (Ingresos), Beneficios de salud (Seguro). Una vez en la pestaña necesaria, haga clic en "editar" y aparecerá un cuadro de actualización en la pestaña.
- Paso 2: Haga clic en el cuadro "actualizar" e ingrese la información actualizada. Asegúrese de incluir un documento escaneado que muestre la información actualizada.
- Paso 3: Haga clic en "enviar" en la parte superior de la pantalla. Para ver o verificar la información actualizada, haga clic en el botón Actualizar. Algunos cambios tardan hasta 24 horas en reflejarse en el sistema.
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¿Qué frecuencia debo usar al ingresar los ingresos (por ejemplo, anual, mensual, semanal, etc.)?
- Los ingresos deben reflejar la frecuencia de pago del cliente (anual, mensual, quincenal, etc.). ElsistemaProvide® tiene una calculadora de salarios incorporada que debe usarse al enviar información sobre ingresos laborales.
- Alhacer clic en el botón "Calculadora de ingresos salariales", se abrirá la siguiente pantalla de diálogo:
- Rellene los campos correspondientes:
- Número de trabajos actuales: introduzca el número de trabajos actuales para el hogar. Para cada trabajo, aparecerá una serie de campos adicionales que varían en función de cómo estimará el pago mensual actual de cada uno (una serie de talones de pago u otra documentación de ingresos basada en la lista de documentación aceptable).
- Otros Ingresos Salariales Mensuales – Ingrese cualquier otro Salario Mensual.
- Trabajador por cuenta propia: ingrese los ingresos mensuales estimados de los trabajadores por cuenta propia. Se calculará el ingreso salarial mensual total del hogar.
- Cuando haya terminado, haga clic en "Aceptar" para volver a la página de ingresos. El ingreso salarial mensual total calculado del hogar se completará automáticamente en la pestaña Ingresos.
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¿Deberíamos ingresar ceros (000-00-0000) para cualquier persona que no tenga un número de seguro social (SSN)?
- No, solo ingrese el SSN si el cliente tiene uno. Si no tienen un SSN, deje este campo en blanco.
- Si varios clientes tienen todos los ceros enumerados como su SSN, el sistema piensa que es un cliente duplicado.
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Envié una evaluación para un cliente, pero el sistema decía que se estaba procesando como una actualización y que la fecha de finalización de la elegibilidad no se cambiaría. ¿Por qué?
- Si se crea una Evaluación de Elegibilidad en un cliente actualmente elegible para la Parte B de Ryan White más de 30 días antes de la fecha de finalización de elegibilidad programada del cliente, la Evaluación de Elegibilidad se marcará como una Evaluación "Provisional". Esto significa que cuando se procesa, la Evaluación deElegibilidad cambiará la información de elegibilidad del cliente (dirección, ingresos, seguro) pero NO cambiará la Fecha de Vencimiento de Elegibilidad del cliente.
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Ha habido cambios en los ingresos, la dirección o el estado del seguro de un cliente. Los he presentado como actualizaciones. ¿Debo completar también una nueva evaluación para esos cambios?
- Si el cliente tiene alguna actualización de los criterios de elegibilidad y debe realizar una evaluación, dentro de los 30 días calendario, los cambios deben presentarse en una Evaluación de elegibilidad.
- Si el cliente tiene alguna actualización de los criterios de elegibilidad y no debe realizar una evaluación, debe enviar los cambios como actualizaciones.
- Si envía las actualizaciones y una nueva evaluación de elegibilidad, se producirá un retraso, ya que el sistema Proporcionar® requiere que se procesen las actualizaciones antes de permitir la finalización o el procesamiento de una evaluación.
Elegibilidad unificada
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¿Cuál es la definición de Elegibilidad Unificada?
- El proceso para evaluar a las personas elegibles para todos los servicios de Ryan White HIV/AIDS Parte B (RWHAP B), incluido el Programa de Asistencia de Medicamentos de Virginia (VA MAP), a través de una evaluación/solicitud de acuerdo con los requisitos establecidos de VA RWHAP B, que incluye revisiones de acceso de clientes (CAR) en el marco de tiempo establecido por VDH.
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¿Cuáles son los beneficios de la elegibilidad unificada?
- Esta nueva política reduce la carga sobre los clientes, los subdestinatarios y VDH. Anteriormente, Virginia llevó a cabo una elegibilidad separada para los servicios RWHAP B y los servicios VA MAP; lo que provocó que muchos clientes completaran evaluaciones hasta cuatro veces al año.
- A partir del 09de mayo de 2022, VA MAP ya no procesa evaluaciones de elegibilidad para el acceso a medicamentos. Las evaluaciones de elegibilidad serán realizadas por una agencia contratada de RWHAP B para que los clientes elegibles accedan a todos los servicios de RWHAP B, incluido VA MAP. En el futuro, VA MAP revisará las evaluaciones de elegibilidad para determinar la opción de servicio de VA MAP adecuada para que un cliente acceda a su medicamento.
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¿Cuál es el nuevo marco de tiempo para la determinación de elegibilidad para RWHAP B?
- Los subrecipientes llevarán a cabo evaluaciones de elegibilidad completas cada 24 meses.
- Los subrecipientes deben realizar revisiones de acceso de clientes (CAR) de forma periódica, determinadas por la agencia, pero al menos una vez al año, para identificar cualquier cambio potencial que pueda afectar laelegibilidad, e informar estos cambios y cualquier documentación de respaldo en el sistema de datosdeProvide. ®
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¿Hay algún cambio en los criterios de elegibilidad de VA RWHAP B?
- No, los clientes deben cumplir con los siguientes criterios:
- Estado seropositivo
- Se requiere solo una vez en la admisión y se carga en Proporcionar® para la evaluación inicial de los clientes . No es necesario para los clientes RWHAP B que regresan durante la reevaluación.
- Virginia REsidencia
- La documentación debe incluir el nombre legal completo del cliente.
- Ingresos familiares iguales o inferiores al 500% del Nivel Federal de Pobreza
- El cliente debe proporcionar documentación sobre cada fuente de ingresos reportada.
- La información de los documentos cargados debe coincidir con los datos introducidos en Proporcionar® para el cálculo de los ingresos en función de los ingresos brutos.
- Comprobante de segurorabia
- Debe proporcionar información sobre el seguro médico para ayudar a determinar la elegibilidad y el pagador de último recurso. Esto incluye la documentación para la participación del cliente en ensayos médicos para el tratamiento/manejodel VIH.
- Tener otra cobertura no siempre DOE impedir que un cliente obtenga servicios si la cobertura no DOE pagar por los servicios solicitados. Tenga en cuenta ladocumentación de respaldo aceptable enumerada aquí.
- Estado seropositivo
- Cualquier cambio to Los criterios de elegibilidad de VA RWHAP B se publicarán en el sitio web y se compartirán a través de las comunicaciones de VDH.
- No, los clientes deben cumplir con los siguientes criterios:
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Aviso de aclaración de políticas (PCN) de HRSA 21-02 eliminado el requisito de recertificación de 6meses. VA RWHAP B ha establecido un período de elegibilidad de 24meses para los clientes. ¿Cuándo comienza el período de 24meses para un cliente? (¿Con una evaluación actual, que tiene una cita de recertificación)?
- Cualquier evaluación del cliente completada y aprobada en Proporcionar® el 9/1/2021 o después contará como la elegibilidad actualizada del cliente e iniciará el contador de 24meses para cuando vence la próxima actualización de elegibilidad completa.
- Los subdestinatarios deben completar las evaluaciones de los clientes en el mismo mes en que sus registros de Provide ® indiquen que se debe presentar una elegibilidad actualizada (es decir, una recertificación).
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¿Qué son las Revisiones de Acceso de Clientes (CAR)?
- Una verificación periódica de los clientes RWHAP B inscritos para identificar cualquier cambio potencial que pueda afectar la elegibilidad. Idealmente, los CAR se pueden completar cuando se tiene algún contacto con los clientes para la planificación del servicio, la prestación del servicio, las llamadas telefónicas o las visitas realizadas por el personal de divulgación, etc.
- Cualquier cambio encontrado durante el CAR debe ser reportado en Proporcionar® en un plazo de 2 días.
- Los CAR son necesarios tanto para los clientes administrados por casos como para los que no lo son.
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¿Cuál es la diferencia entre los clientes gestionados por casos y los clientes no gestionados?
- Casos Administrados: se refiere a los clientes asignados a un RWHAP B Medical Case Management (MCM) o Non-Medical Case Management (NMCM) para ayudar con el acceso a los servicios y el mantenimiento de la atención.
- No administrado por casos: se refiere a los clientes que actualmente no están asignados a ningún administrador de casos de RWHAP B a través de MCM o NMCM para acceder a los servicios de RWHAP B. Es posible que este cliente solo reciba servicios de VA MAP o que se niegue a recibir apoyo para la administración de casos.
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Cómo utilizar los apoyos psicosociales para las evaluaciones de los clientes.
- Para los clientes que no están asignados a un administrador de casos para acceder a los servicios B DE VA RWHAP (como se explicó anteriormente), los subdestinatarios ayudarán al cliente a completar la evaluación de elegibilidad y registrarán el servicio como un servicio de apoyo psicosocial. Las citas para estos pueden y deben ser virtuales tanto como sea posible.
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¿Cómo se aplica la Elegibilidad Unificada a otras agencias financiadas por Virginia Ryan White Cross-Part?
- VA RWHAP B tiene contratos con muchas agencias que reciben otros fondos de Ryan White en partes cruzadas, incluidas las Partes A, C y D. Estas agencias pueden llevar a cabo evaluaciones de elegibilidad unificadas en nombre de sus clientes.
- Si una agencia proporciona servicios de las Partes A, C y/o D y no tiene contrato con Virginia RWHAP B, entonces la agencia podrá referir a los clientes a una agencia RWHAP B para acceder a cualquier servicio de la Parte B, incluido el ADAP coordinado por el VA MAP.
- Los clientes también pueden ponerse en contacto con cualquier agencia RWHAP B contratada de su elección para completar su evaluación de elegibilidad para los servicios de la Parte B. El programa VA RWHAP B mantendrá una lista de Agencias RWHAP B que realizan estas evaluaciones y las comparten con las partes interesadas en todo el estado. El programa compartirá una lista directamente con los agentes administrativos y los copresidentes gubernamentales de cada Consejo de Planificación de RWHAP A, así como con el personal del programa para las agencias de RWHAP C que no reciben fondos de RWHAP B. En este momento, las agencias financiadas únicamente por una parte de RWHAP que no sea la Parte B no tendrán acceso a Provide Enterprise® for Virginia. Virginia explorará esta posibilidad con el proveedor del sistema para una futura integración.
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¿Cómo sé qué agencias están llevando a cabo las Evaluaciones Unificadas de Elegibilidad VA RWHAP B?
- Para acceder a una lista de estas agencias contratadas, haga clic aquí en el sitio web de VDH Resource Connection.
Entrada de servicios
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¿Cómo puede una agencia ver a los clientes que también son atendidos en otra agencia?
- Busque primero el cliente en el sistema.
- Si no se encuentra el cliente, debe registrarlo.
- Una vez que registre al cliente y haga clic para procesar el registro, recibirá un mensaje que dice que mientras el cliente existe, su agencia no tiene permiso para ver al cliente.
- Hay una opción para solicitar acceso al cliente y luego la solicitud llega a VDH para su aprobación.
- Una vez que VDH apruebe la solicitud, su agencia podrá ver al cliente en Provide®.
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¿Pueden las agencias que utilizan software propietario hacer que las empresas 3de terceros envíen sus servicios RWHAP B y los datos de sus clientes en Provide®?
- Si las agencias utilizan CAREWare (que está libre de HRSA), podrán exportar sus datos RWHAP a Provide®. El Administrador de Beneficios de Seguro de Virginia (Benalytics) y el Administrador de Beneficios de Farmacia (PBM) pueden exportar datos a Provide®. Ningún otro software propietario tendrá la capacidad de importar o exportar datos de Provide® for Virginia.
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Cuando voy a ingresar una unidad de transporte para una tarjeta de gas, el sistema calcula automáticamente las unidades en función del costo unitario. Por ejemplo, si proporcionamos una tarjeta de combustible de $20 para un viaje de regreso, solo calcula una unidad (en lugar de dos).
- Al introducir el costo, haga que el costo coincida con las unidades. Entonces, en este ejemplo, si das una tarjeta por 2 unidades, haz que la unidad cueste $10.
Recursos
- Sitio web de VDH Provide
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Guías de usuario - Se encuentran en elE Sitio web de VDH Provide debajo de Manuales de usuario. También se encuentran en el sistema de suministro® - Vaya a "Ver" = > Referencia = > Documentación = > Manuales
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VA proporciona videos de capacitación
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Políticas y Procedimientos de Elegibilidad Unificados - Para acceder a la política y el procedimiento, una lista de agencias que pueden realizar estas evaluaciones de clientes y otra documentación relacionada con la elegibilidad unificada de VA RWHAP B para clientes, utilice este enlace al sitio web de Virginia HIV Care Services: https://www.vdh.virginia.gov/disease-prevention/disease-prevention/hiv-care-services/
Última actualización: 30 de abril de 2025