Programa de Estándares de Excelencia de Virginia

¿La participación es voluntaria?
Sí. La participación en el Programa de Estándares de Excelencia (SoE) y la búsqueda del reconocimiento como Agencia de Excelencia (AoE) son completamente voluntarias.

¿Quién puede participar?
Cualquier agencia de EMS con licencia y al día con la Oficina de EMS de Virginia (OEMS), u operada por el gobierno de los Estados Unidos dentro de Virginia, puede presentar una solicitud.

¿Hay costos asociados con el proceso?
No. No hay tarifas ni costos para las agencias de EMS relacionados con la participación o el reconocimiento a través del Programa SoE.

¿El programa SoE afecta la licencia de una agencia?
No. El Programa SoE no afecta la licencia estatal de EMS de la agencia. Está diseñado para reconocer a las agencias que operan por encima y más allá de las Regulaciones de EMS de Virginia (12VAC5-31). El reconocimiento como AoE no extiende ni modifica el plazo de licencia existente de la agencia.

¿En qué consiste el proceso de evaluación?

1. La agencia completa la encuesta de autoevaluación que se encuentra en el sitio web de OEMS.

2. La encuesta completa y la documentación de respaldo se envían a OEMS.

3. OEMS revisa la presentación y proporciona comentarios si algún elemento requiere aclaración.

4. Si no se encuentran deficiencias, los OEMS coordinarán una visita al sitio con expertos en la materia para verificar la información y evaluar las operaciones.

5. Luego de la visita al sitio, los OEMS notificarán a la agencia de la determinación final.

   • Si es reconocida, la agencia será incluida como Agencia de Excelencia e incluida en los anuncios del programa.

   • Si aún no se reconoce, los OEMS proporcionarán una lista de elementos para corregir, un cronograma para su finalización y programar el seguimiento según sea necesario.

¿Puede una agencia completar la autoevaluación sin una visita al sitio?
Sí. Las agencias pueden emplear la autoevaluación de SoE como una herramienta interna para la superación personal. Sin embargo, para ser reconocida formalmente como una Agencia de Excelencia y recibir beneficios oficiales, se debe completar el proceso completo, incluida la visita al sitio.

¿Por qué una agencia de EMS debería participar en el Programa SoE?
El proceso brinda una excelente oportunidad para que las agencias autoevalúen sus operaciones, identifiquen fortalezas y destaquen oportunidades de mejora. El reconocimiento como Agencia de Excelencia establece un ejemplo positivo para los demás, mejora la confianza de la comunidad y puede apoyar el reclutamiento, la retención y las oportunidades de asociación.

¿Qué recibe una agencia cuando es reconocida como Agencia de Excelencia?
Las agencias reconocidas son reconocidas públicamente por la Oficina de EMS de Virginia a través del sitio web de OEMS y los canales oficiales de redes sociales. Cada agencia también recibe un logotipo digital de SoE para usar en membretes, sitios web y materiales promocionales.

Además del reconocimiento público, las agencias participantes obtienen información valiosa sobre su desempeño organizacional, comparan sus prácticas con otras agencias de EMS de alto rendimiento y demuestran un fuerte compromiso con la transparencia, la responsabilidad y la capacidad de servicios de calidad.

¿Se puede emplear el reconocimiento de SoE para solicitudes de subvenciones o asociaciones?
Si bien el reconocimiento como Agencia de Excelencia no garantiza el éxito en las solicitudes de subvenciones o asociaciones, puede servir como un fuerte indicador de excelencia organizacional. La designación SoE demuestra que una agencia se sometió a un proceso de evaluación integral y está comprometida con la calidad, la responsabilidad y las cualidades de mejora continua que a menudo valoran las agencias de financiación y los socios comunitarios.

¿Cómo beneficia el reconocimiento de SoE a la comunidad?
El reconocimiento como Agencia de Excelencia refuerza la confianza pública y demuestra que la agencia está comprometida a brindar atención de EMS segura, efectiva y responsable. También destaca la dedicación de la agencia a la mejora continua y la participación de la comunidad.

¿Pueden las agencias mostrar su reconocimiento de SoE a nivel local?
Sí. Se alienta a las agencias a compartir su reconocimiento a través de comunicados de prensa, boletines comunitarios o redes sociales. Hacerlo ayuda a aumentar la conciencia de la comunidad y destaca la dedicación de la agencia a la excelencia en el servicio de EMS.

La Oficina de EMS puede explorar oportunidades adicionales para el reconocimiento formal en futuros ciclos de programas a medida que el Programa de Estándares de Excelencia continúa creciendo y evolucionando.

¿Es punitivo el proceso de SoE?
No. El Programa de Estándares de Excelencia no es punitivo de ninguna manera. Está diseñado para identificar dónde una agencia excede los estándares mínimos y para apoyar la mejora continua. Sin embargo, una acción regulatoria activa por parte de los OEMS podría afectar la posición de una agencia como Agencia de Excelencia.

¿Puedo emplear la autoevaluación de la SoE sin aplicar el reconocimiento?
Sí. Las agencias son bienvenidas y alentadas a emplear la autoevaluación de SoE como una herramienta interna para la revisión organizacional y la mejora de la calidad, incluso sin buscar un reconocimiento formal.

¿El programa ofrece recursos o ejemplos para ayudar a las agencias a preparar?
Sí. El sitio web de OEMS brinda acceso a la encuesta de autoevaluación de SoE, FAQ y recursos adicionales para guiar a las agencias a través del proceso. Estos materiales pueden ayudar a las agencias a comprender las áreas de evaluación, las expectativas y los requisitos de documentación. Actualmente se están desarrollando recursos adicionales y materiales de encuesta actualizados y se agregarán al sitio web a medida que estén disponibles.

¿Cuánto tiempo es válido un reconocimiento de Agencia de Excelencia?
El reconocimiento como Agencia de Excelencia es válido por tres años a partir de la fecha de aprobación. Se alienta a las agencias a mantener sus estándares establecido y comenzar el proceso de renovación antes del vencimiento para garantizar el reconocimiento continuo.

¿El reconocimiento de SoE requiere renovación o reevaluación?
Sí. Las agencias deben volver a presentar una solicitud al final de su periodo de reconocimiento de tres años para mantener el estado activo. El proceso de renovación incluye la presentación de una autoevaluación actualizada y la verificación de que la agencia continúa cumpliendo o superando los estándares establecido.

¿Cuánto tiempo dura el proceso de evaluación de SoE?
La duración del proceso varía según la integridad de la autoevaluación de la agencia y la documentación de respaldo. La mayoría de las revisiones, incluida la visita al sitio, se pueden completar dentro de varios meses una vez que se reciben todos los materiales. La visita al sitio en sí generalmente se completa en un solo día después de que el equipo de evaluación presentó y revisado toda la documentación de respaldo. El personal de OEMS mantendrá la comunicación con la agencia durante todo el proceso.

¿Cuándo puede una agencia volver a presentar una solicitud si no se reconoce con éxito durante el proceso de revisión inicial de la solicitud o cualquier seguimiento requerido?
Las agencias que no son reconocidas con éxito durante el proceso de revisión inicial de la solicitud o cualquier seguimiento requerido tienen la oportunidad de corregir o modificar los elementos identificados y pueden volver a presentar una solicitud una vez que se abordaron esos problemas. OEMS proporcionará orientación específica y plazos para volver a enviar o visitas adicionales al sitio según sea necesario.

Si se identifican preocupaciones significativas durante el proceso de revisión, como posibles problemas regulatorios, penales, éticos o fiscales, los OEM pueden pausar la revisión para darle tiempo a la agencia para reagrupar, reorganizar y tomar medidas correctivas antes de volver a presentar la solicitud. El objetivo del Programa de Estándares de Excelencia es promover la mejora continua y la estabilidad organizacional a largo plazo mientras se mantiene la integridad del proceso.

¿Puede una agencia perder su estatus de reconocimiento?
Sí. Las agencias que ya no cumplen con los criterios del programa, no cumplen con las regulaciones de Virginia EMS o están sujetas a acciones regulatorias pueden tener su estado de reconocimiento suspendido o revocado. El personal de OEMS trabajará con la agencia para identificar acciones correctivas y oportunidades de reincorporación.

¿Pueden participar juntas varias agencias dentro de una localidad o región?
Cada agencia de EMS con licencia debe completar y enviar su propia autoevaluación para ser considerada para el reconocimiento. Sin embargo, OEMS fomenta encarecidamente la colaboración, el intercambio de recursos y el intercambio de mejores prácticas entre agencias vecinas o asociadas como parte del proceso de mejora continua.