La Certificación Anual del Año Fiscal25 se abrirá para la inscripción en CHAAMPS el 15de agosto de 2024. Estén atentos a las próximas comunicaciones por correo electrónico de la agencia estatal con detalles específicos y orientación.
Antes de inscribirse en su Certificación Anual del Año Fiscal2025 , tenga en cuenta lo siguiente:
Para que su solicitud se transfiera sin problemas al año fiscal 24-25 , toda su solicitud debe estar en estado Aprobado en el año fiscal 23 - 24 actual. Si su solicitud no está en estado aprobado, actualice su solicitud y haga clic en "Enviar para aprobación". CHAAMPS es un documento vivo y la información debe actualizarse a medida que ocurren cambios a lo largo del año.
Certificación Anual
La Certificación Anual en CHAAMPS se abrirá el 15de agosto de 2017 2024 la oportunidad de presentar la documentación anual requerida de manera oportuna.
El Paquete de Solicitud de25 para el Año Fiscal debe presentarse y aprobarse dentro de CHAAMPS antes del 31de octubre de , 2024 para ser elegible para reclamar para el mes de octubre de 2024. Los paquetes de solicitud del año fiscal25 presentados y/o aprobados después del 31de octubre de 2024 se considerarán para el reembolso de reclamaciones futuras en función del mes de presentación y aprobación de la solicitud.
Tenga en cuenta: VDH tiene 30 días para aprobar la presentación de una solicitud completa y precisa. Esto significa que si su solicitud está incompleta o es incorrecta, la solicitud será devuelta y se reiniciará ese reloj de 30días. Independientemente de la fecha de aprobación de un Paquete de Solicitud, es responsabilidad del Operador del Programa asegurarse de que las reclamaciones elegibles se presenten a más tardar en la fecha límite del 60 día calendario.
Los requisitos de certificación anual de este año se detallan a continuación, asegúrese de elegir la lista de verificación específica para la operación de su organización.
- CACFP- Lista de verificación de patrocinadores del centro de25 para el año fiscal053
- FDCH-007 FY25 Lista de verificación de certificación anual de FDCH
Capacitación Anual del CACFP
SNP se complace en ofrecer capacitación en línea de capacitación anual del programa FY2024 2025 requerido a los operadores del programa CACFP. A través de Bright Track, los operadores del programa crean una cuenta en línea para inscribirse en los cursos de SNP CACFP para una ventanilla única de capacitación integral. Para obtener información específica sobre cómo cumplir con los requisitos de capacitación anual del año fiscal2025 , así como sobre cómo acceder a Bright Track, consulte la Notificación de Capacitación Requerida del Memorándum SNP de VDH más reciente.
- Memorándum del SNP de VDH: Notificación de la capacitación requerida
- Para obtener asistencia técnica de Bright Track, complete el formulario de la mesa de ayuda.
- Para obtener más información, visite: Cuentas de usuario de Bright Track (Ayuda)
Recursos adicionales
- ¡Nuevo! CHAAMPS Descargue los formularios ahora accesibles sin iniciar sesión.
Eventos actuales del CACFP
- Mes Nacional de Concientización sobre la Lactancia Materna, 2024de agosto - ¡Compártelo con nosotros en las redes sociales!
- Semana del CACFP, 10 de marzo – 16, 2024
- ¡ Celebre la Semana de la Granja a la Escuela de Virginia del 7al11de octubre de 2024!
Esta información se enviará por correo electrónico a todas las organizaciones y también está disponible en la sección "Descargar formularios" de CHAAMPS . Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con su especialista en SNP asignado actualmente o póngase en contacto con el servicio de asistencia en (877) 618-7282.
Cierre/ Retiro
Si su organización se retira del CACFP o ha cerrado permanentemente, proporcione una declaración con membrete de su organización que indique la fecha del retiro o cierre y el último mes de operación y envíela a CACFP@vdh.virginia.gov
Preguntas frecuentes
Nota: Estas Preguntas Frecuentes no son un sustituto de la capacitación o las regulaciones del Programa, están estrictamente destinadas a actuar como un recurso durante el proceso de certificación anual, ya que no son todas inclusivas. Por favor, póngase en contacto con la agencia estatal en cualquier momento si tiene preguntas o necesita orientación específica. Todos los requisitos de solicitud se basan en las regulaciones federales dentro de 7 226CFR, la orientación aplicable del USDA y los memorandos de política.
Acceso CHAAMPS
- Cuando intento iniciar sesión en CHAAMPS, recibo el siguiente mensaje de error: "No se permite el inicio de sesión de usuario".
VDH llevó a cabo una auditoría de los acuerdos de acceso a CHAAMPS y pidió a las organizaciones patrocinadoras y a sus RPI que volvieran a enviar un formulario de acceso en línea. Las cuentas que no respondieron quedaron inactivas, sin embargo, para reactivar, todo lo que se necesita es completar el nuevo formulario de acceso en línea a CHAAMPS.
Además, podría haber una aprobación pendiente en la finalización del formulario de acceso. Una vez enviado, el formulario de acceso se envía al supervisor designado, según lo indicado por el empleado, quien lo aprueba. A continuación, el formulario se envía a VDH para su aprobación. Confirme con su supervisor directo que el formulario de acceso ha sido aprobado y también con VDH.
2. Soy nuevo en esta organización, ¿cómo configuro mi inicio de sesión?
Todos los directores/individuos responsables requieren inicios de sesión individuales para acceder al sistema. Por motivos de seguridad, un inicio de sesión de CHAAMPS no debe ser compartido ni utilizado por varios miembros del personal. Para configurar un inicio de sesión, complete el formulario de acceso.
Si hay un miembro del personal que ya no está en la organización, es responsabilidad de la organización notificar a la agencia estatal lo antes posible para desactivar la cuenta.
3. No recuerdo mi contraseña y/o he superado mis intentos de acceso y necesito restablecer mi contraseña.
Para restablecer su contraseña de CHAAMPS, póngase en contacto con nuestro servicio de asistencia en (877) 618 – 7282.
Inscripción
4. ¿Cuándo es el año fiscal25 o el año fiscal 2024 2025?
El CACFP opera en el año fiscal federal que se reinicia cada 1de octubre. FY24 es un nombre abreviado para el año fiscal 2024 que comenzará el 1de octubre de 2024 y finalizará el 30de septiembre de 2025.
5. ¿Cuándo comienza DOE inscripción para el año fiscal25?
Las instituciones pueden comenzar a inscribirse en el año fiscal25 una vez que la agencia estatal abra los paquetes de solicitud para el año fiscal24-25 en CHAAMPS el 15de agosto de 2024. Todas las comunicaciones se envían a las instituciones participantes por correo electrónico utilizando la información de contacto del Contacto del Programa en el Paquete de Solicitud de CHAAMPS del año fiscal24 . La agencia estatal recomienda comenzar lo antes posible para asegurarse de que haya suficiente tiempo para completar el paquete de solicitud y las correcciones.
6. Hice cambios en mi paquete de solicitud de24 para el año fiscal; sin embargo, no aparecieron en mi paquete de solicitud de25 FY.
Solo los cambios presentados y aprobados en el Paquete de Solicitud para el Año Fiscal24 antes de inscribirse en el Año Fiscal25 se mantendrán. De lo contrario, las actualizaciones deben volver a enviarse con el paquete de solicitud de FY25 .
7. ¿Cómo me inscribo en el paquete de solicitud para el año fiscal25 ?
Después de iniciar sesión en CHAAMPS, hay una lista de aplicaciones de años fiscales disponibles para acceder. Junto a FY 2024 – 2025, haga clic en "Inscribir". La solicitud debe llevarlo directamente a la Declaración de Certificación. Lea esto detenidamente y certifique si se le otorga la autoridad legal para hacerlo en su organización.
8. ¿Podré seguir accediendo a mi paquete de solicitud para el año fiscal24 para presentar reclamaciones una vez que me haya inscrito en el año fiscal25?
No se deben realizar cambios en la Solicitud de24 para el Año Fiscal una vez que una organización se inscribe en la Solicitud para el25 Fiscal Europeo. Solo los cambios presentados y aprobados en el Paquete de Solicitud para el Año Fiscal24 antes de inscribirse en el Año Fiscal25 se mantendrán. Sin embargo, las organizaciones aún pueden presentar sus reclamaciones para los meses aprobados en la solicitud de24 para el año fiscal, incluso mientras están trabajando en la solicitud para el año25 .
9. ¿Cuándo tengo que inscribirme y enviar el paquete de solicitud de25 para el año fiscal de mi organización para la certificación anual para ser elegible para reclamar el 2024de octubre?
El Paquete de Solicitud de25 para el Año Fiscal debe presentarse y aprobarse dentro de CHAAMPS antes del 31de octubre de 2024para ser elegible para reclamar para el mes de octubre de 2024. Los paquetes de solicitud del año fiscal25 presentados y/o aprobados después del 31de octubre de 2024se considerarán para el reembolso de reclamaciones futuras en función del mes de presentación y aprobación de la solicitud.
Tenga en cuenta: VDH tiene 30 días para aprobar la presentación de una solicitud completa y precisa. Esto significa que si su solicitud está incompleta o es incorrecta, la solicitud será devuelta y se reiniciará ese reloj de 30días. Independientemente de la fecha de aprobación de un Paquete de Solicitud, es responsabilidad del Operador del Programa asegurarse de que las reclamaciones elegibles se presenten a más tardar en la fecha límite de 60días calendario.
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Elementos previos a la solicitud
10. Soy nuevo en la organización y nunca antes había completado una certificación anual o un paquete de solicitud. ¿VDH ofrece capacitación para explicarme qué hacer?
Las regulaciones federales requieren que las instituciones participantes y las organizaciones patrocinadoras capaciten al personal del CACFP antes de asumir sus responsabilidades en el Programa y anualmente a partir de entonces. Si bien la agencia estatal ofrece capacitación anual sobre el Programa, no es responsable de la capacitación del nuevo personal en las instituciones participantes sobre sus responsabilidades y deberes internos relacionados con el Programa. Para acceder al contenido de capacitación proporcionado por la agencia estatal, visite el sitio web de Virginia CACFP.
Paquete de solicitud de22 FY
11. ¿Cuáles son los componentes del Paquete de Solicitud de CHAAMPS para la Certificación Anual?
El Paquete de Solicitud de CHAAMPS consta de múltiples componentes necesarios para que las instituciones participantes demuestren viabilidad, capacidad y responsabilidad continuas como se requiere para el ingreso y la participación continua en el CACFP. El paquete de aplicación CHAAMPS divide estos componentes en diferentes secciones dentro de la aplicación de cada año fiscal. Estas secciones incluyen, entre otras, la Solicitud del Patrocinador, la Certificación del Patrocinador, la Junta de Directores/Directores, el Detalle del Presupuesto del Patrocinador, la Lista de Verificación (tanto a nivel del Patrocinador como del Sitio), las Notas del Paquete de Solicitud, la Lista de Adjuntos y las Solicitud(es) del Sitio.
Para navegar por cada sección, primero inicie sesión en CHAAMPS y seleccione el año fiscal apropiado al que desea acceder. A partir de ahí, CHAAMPS lo dirigirá al Panel de control del paquete de solicitud para el año seleccionado. En la parte superior de la página web, el panel de control mostrará el ID de CHAAMPS de la organización y la información básica a la izquierda y un resumen del estado del paquete de solicitud a la derecha. Debajo del resumen de información se encuentran las diferentes secciones del paquete de solicitud. Para ver una sección sin realizar cambios, haga clic en el hipervínculo "Ver" a la izquierda de la sección que desea ver. Para revisar o editar una sección, haga clic en el hipervínculo "Revisar" o "Detalle" a la izquierda de la sección en la que desea trabajar. Tenga en cuenta que algunas secciones (como la lista de verificación o las aplicaciones del sitio) son multiestructuradas y requerirán una selección adicional dentro de la sección antes de realizar cambios o visualizarlas.
12. ¿Con quién puedo ponerme en contacto para obtener ayuda?
Una vez que se presenta una solicitud de certificación anual para su revisión a la agencia estatal, se asigna a un especialista específico de SNP. El especialista asignado se anota en el lado derecho del panel de control de paquetes de la aplicación junto a "Paquete asignado a". Todos los correos electrónicos de los especialistas son su First.LastName@vdh.virginia.gov.
Antes de presentar el paquete de solicitud para el nuevo año fiscal, la organización puede optar por ponerse en contacto con el especialista asignado a su paquete de solicitud en el año fiscal anterior. Sin embargo, debido al gran volumen de comunicaciones en esta época del año, la agencia estatal recomienda comunicarse con el buzón general del CACFP (que es monitoreado y accesible para todos los especialistas) en CACFP@vdh.virginia.gov.
Detalle del presupuesto del patrocinador
(para centros independientes, organizaciones patrocinadoras de centros y patrocinadores de FDCH)
13. ¿Cuál es el objetivo del presupuesto anual?
El propósito de presentar un presupuesto anual es que la agencia estatal determine si los gastos propuestos son razonables, necesarios y permisibles, así como evaluar la viabilidad financiera de una organización. El presupuesto debe reflejar las necesidades anticipadas para el próximo año fiscal a través de costos detallados y planes de asignación que demuestren el cumplimiento de las regulaciones del Programa. Se pueden encontrar orientaciones para los presupuestos por programas (con ejemplos específicos de documentos justificativos y planes de asignación de costos):
- Seminario web sobre la viabilidad financiera del SNP 2019
- Guía del USDA para Planes de Manejo y Presupuestos
- Instrucción FNS 796-2, Rev. 4
(SOLO PARA FDCH) Además, el presupuesto del FDCH para las organizaciones que patrocinan tanto los centros como los hogares debe demostrar cómo la organización contabiliza los costos de cada brazo del Programa por separado. Por lo tanto, puede haber gastos superpuestos entre los dos presupuestos (por ejemplo: personal, espacio de oficinas, servicios profesionales, etc.), sin embargo, debe adjuntarse documentación adecuada que demuestre cómo la organización accede al costo de cada brazo del programa, además de la documentación de costos de respaldo. Estas asignaciones pueden demostrarse mediante planes de imputación de costos o descripciones presupuestarias de que ambos grupos de programas se evalúan por separado a la hora de decidir qué parte de los gastos es atribuible a un programa en particular. El objetivo principal es que la agencia estatal verifique que la organización sea fiscalmente responsable.
Lista de verificación - Patrocinador y nivel de sitio
(para centros independientes, patrocinadores de centros y patrocinadores de FDCH)
14. ¿Cómo subo un documento a los elementos de la lista de verificación?
Para cargar un documento en los elementos de la lista de verificación, simplemente haga clic en el enlace del clip verde azulado a la derecha del documento deseado y siga las instrucciones de CHAAMPS. Tenga en cuenta que el documento deberá guardarse y ser accesible en su computadora para cargarlo.
15. He cargado todos los documentos solicitados, pero todavía hay una flecha roja junto a los elementos de la lista de verificación, ¿cómo hago para que esto desaparezca?
Una flecha roja junto a los elementos de la lista de verificación generalmente significa que un documento requerido no se ha cargado y/o está marcado como "Enviado a VDH". Una forma rápida de verificar si todos los elementos de la lista de verificación están marcados como "Enviados a VDH" es ver la página de resumen de la lista de verificación del CACFP. A la derecha de las secciones Patrocinador y/o Nivel de sitio hay tres columnas: artículos totales, artículos enviados y artículos aprobados. Para enviar el paquete de solicitud a la agencia estatal, el número en la columna del artículo total debe ser igual al número en la columna de artículos enviados. Si hay una discrepancia, es posible que deba cargar y / o marcar el documento como "Enviado a VDH" dentro de la lista de verificación en sí.
16. Un artículo se ha transferido como aprobado del año fiscal anterior, sin embargo, hay cambios y tengo que subir la versión más reciente. ¿Está bien hacer esto en la lista de verificación?
Sí, para cargar un documento que ya se ha transferido como aprobado, simplemente siga los pasos para cargar un documento haciendo clic en el enlace del clip verde azulado a la derecha del documento deseado.
Notas del paquete de aplicación
17. ¿Qué son las notas del paquete de solicitud?
Esta sección del paquete de solicitud es donde la agencia estatal comunica información importante sobre el paquete de solicitud para que la organización lo revise. Esta información incluye, entre otros, la devolución de notas de corrección para la organización una vez que el paquete de solicitud ha sido revisado por el especialista en SNP y la notificación de aprobación o denegación.
Lista de archivos adjuntos
18. ¿Cómo subo un artículo a la lista de archivos adjuntos?
El elemento debe estar guardado y accesible en su computadora. A continuación, haga clic en el hipervínculo Detalles a la izquierda de la lista de archivos adjuntos en el panel de paquetes de aplicaciones. Desde allí, haga clic en Agregar archivo adjunto y siga las instrucciones del sistema.
Aplicación(es) del Sitio y Aplicación(es) del Proveedor
19. Todas mis aplicaciones del sitio se han transferido como aprobadas, ¿tengo que hacer algo con ellas?
Sí, incluso si la solicitud del sitio o proveedor se transfiere como aprobada, es responsabilidad de la organización patrocinadora revisar y actualizar la información dentro de la solicitud según sea necesario (esto incluye actualizar las fechas de la licencia de cuidado infantil, los totales de inscripción, el cambio en el personal, los horarios de las comidas, los períodos del contrato de comidas, etc.).
Para revisar una aplicación que se puso al día como aprobada, haga clic en el hipervínculo Revisar a la izquierda del sitio en la pantalla Lista de sitios. Realice las ediciones necesarias y envíelas para su aprobación.
20. ¿Qué significa DOE "este sitio es solo un subsidio sin licencia"?
A partir del año pasado, VDH permitió que los centros y hogares de cuidado diurno sin licencia y no registrados que reciben subsidio de VDSS fueran elegibles para participar en el Programa bajo una organización patrocinadora sin fines de lucro existente. Esta opción es para aquellos tipos de centros/proveedores agregados por organizaciones patrocinadoras sin fines de lucro. Para obtener información adicional sobre los requisitos para los sitios de subsidio, consulte CACFP-049 en Descargar formularios.
General
21. ¿Por qué no puedo "Enviar para aprobación"?
Este error suele ser caso por caso. Sin embargo, la mayoría de las veces falta información de una de las secciones de la aplicación. Asegúrese de que todas las áreas de la solicitud estén marcadas en verde para verificar que estén completas. De lo contrario, esa sección puede estar impidiendo que la solicitud se presente para su aprobación.
Si tiene alguna pregunta o inquietud en cualquier momento, llame al servicio de asistencia al (877) 618-7282 o envíe un correo electrónico CACFP@vdh.virginia.gov.