Ley de Libertad de Información

Los derechos de los solicitantes y las responsabilidades del Departamento de Salud de Virginia (VDH) en virtud de la Ley de Libertad de Información de Virginia

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada en § 2.2-3700 et. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia por parte de todas las personas de las actividades gubernamentales. Al promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal, a favor del acceso, y que cualquier exención que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.

Sus derechos en virtud de la FOIA

• Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
• Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
• Si cree que se han violado sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en el tribunal de distrito o de circuito para exigir el cumplimiento de la FOIA.

• Puede solicitar registros por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni es necesario que indique específicamente que está solicitando registros bajo la FOIA.
• Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de los registros que está solicitando, para que no haya malentendidos sobre una solicitud verbal. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud de FOIA si decide no ponerla por escrito.
• Su solicitud debe identificar los registros que está buscando con "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen o el número de registros que está solicitando; En cambio, requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
• Su solicitud debe solicitar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo de VDH, ni requiere que VDH cree un registro que no existe.
• Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por VDH en el curso regular de los negocios.
• Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros.
• Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que está buscando, o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.
• Para solicitar registros de VDH, puede dirigir su solicitud a:

• Para solicitudes de FOIA de rutina relacionadas con estudios o investigaciones de ingeniería/medio ambiente, o registros de pozos o fosas sépticas, puede enviar su solicitud en línea en https://vdh.nextrequest.com. También puede dirigir su solicitud por correo electrónico, teléfono o en persona al Equipo de Salud Ambiental del distrito de salud local. El directorio del distrito publicado en nuestro sitio web contiene la información de contacto necesaria. Las direcciones de correo electrónico del personal de VDH se componen de la siguiente manera: firstname.lastname@vdh.virginia.gov.
  • Tenga en cuenta que varios distritos de salud en Virginia se administran localmente y las solicitudes de FOIA son administradas por la ciudad o el condado. La información sobre la presentación de solicitudes de FOIA a Arlington, el condado de Loudoun y el condado de Fairfax está disponible en los sitios web de esas jurisdicciones.
• También puede ponerse en contacto con Tammie Smith si tiene preguntas sobre la solicitud de registros de VDH. Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 698-1810 o [línea gratuita] 866-448-4100.

• VDH debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "primer día" se considera el día después de recibir su solicitud. El período de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
• La razón detrás de su solicitud de registros públicos de VDH es irrelevante, y no podemos preguntarle por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que VDH le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
• La FOIA requiere que VDH haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:

1. 1. Le proporcionamos los registros que ha solicitado en su totalidad.
   2. Retenemos todos los registros que ha solicitado, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si todos los registros están siendo retenidos, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen, e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.
   3. Proporcionamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros registros. No podemos retener un registro completo si solo una parte de él está sujeto a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que se puede retener y debemos proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros solicitados.
   4. En caso de imposibilidad práctica de que VDH dé respuesta a su solicitud en el plazo de cinco días, debemos hacerlo constar por escrito, explicando las condiciones que imposibilitan la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.

• Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.

• Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite a VDH. VDH puede cobrar cargos razonables que no excedan los costos reales incurridos para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados y hará todos los esfuerzos razonables para suministrar los registros solicitados al menor costo posible. Los costos reales incluyen elementos como el tiempo del personal dedicado a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
• Si estimamos que le costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le solicitemos que pague un depósito, que no exceda el monto de la estimación, antes de continuar con su solicitud. Los cinco días que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo que transcurre entre el momento en que solicitamos un depósito y el momento en que usted responde.
• Puede solicitar que calculemos por adelantado los cargos por el suministro de los registros que ha solicitado. Esto le permitirá conocer los costos por adelantado o le dará la oportunidad de modificar su solicitud en un intento de reducir los costos estimados. VDH proporcionará una estimación de costos por adelantado si lo solicita.
• VDH puede cobrar cargos por el tiempo del personal para buscar, revisar, copiar, redactar y preparar registros para su divulgación. El costo estimado se basa en el salario por hora del miembro o miembros del personal que procesan la solicitud.

Costo = (Salario por hora del empleado de VDH que procesa la solicitud) X (tiempo dedicado a cumplir con la solicitud) PLUS (costo de papel y copia si se proporcionan registros en papel) PLUS (costo de cualquier medio especial, como un disco o una unidad USB, si es necesario, para proporcionar registros) MÁS costos para enviar registros por correo.

• Para las solicitudes que buscan búsquedas extensas de correo electrónico (correos electrónicos de varios miembros del personal y / o períodos de tiempo que se remontan a varios meses o más), VDH puede usar el siguiente proceso y fórmula para recuperar correos electrónicos y calcular los costos:
  • La herramienta de exhibición de documentos electrónicos de Microsoft Purview se usa para buscar archivos de correo electrónico del personal. Se realiza una búsqueda para recuperar correos electrónicos en función de los parámetros de búsqueda del solicitante. En función del número de correos electrónicos recuperados, los costes se estiman de acuerdo con la siguiente fórmula.

Paso 1: (Número total de correos electrónicos) x (2 minutos por correo electrónico para revisar) = número total de minutos para revisar correos electrónicos
Paso 2: (Número de minutos de revisión) dividido por (60 minutos) = Número total de horas necesarias para revisar correos electrónicos
Paso 3: (Tarifa por hora del personal que revisa los correos electrónicos) x (número de horas de revisión) = costo estimado.

• Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, VDH puede requerir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.
• Los distritos de salud locales de VDH calculan los cargos de la FOIA en función de los costos de sus unidades de trabajo.

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. VDH comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

• Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia);
• Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3));
• Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6));
• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12));
• Registros médicos y mentales (§ 2.2-3705.5(1) del Código de Virginia);
• Información y registros recopilados para la designación y verificación de centros de trauma y otros centros de atención especializada dentro del Sistema y Servicios de Servicios Médicos de Emergencia del Estado de conformidad con el Artículo 2.1 (§ 32.1-111.1 y ss.) del Capítulo 4 del Título 32.1. (§ 2.2-3705.5(5) del Código de Virginia);
• Datos que anteriormente debían presentarse al Comisionado de Salud en relación con el establecimiento de nuevos servicios de salud clínica o la expansión de los existentes, la adquisición de equipos médicos importantes o ciertos proyectos que requerían gastos de capital de conformidad con la antigua § 32.1-102.3:4. (§ 2.2-3705.5(7) del Código de Virginia);
• Cualquier registro copiado, registrado o recibido por el Comisionado de Salud en el curso de un examen, investigación o revisión de un licenciatario de un plan de seguro de salud de atención administrada de conformidad con §§ 32.1-137.4 y 32.1-137.5, incluyendo libros, registros, archivos, cuentas, papeles, documentos y cualquier o todas las grabaciones informáticas o de otro tipo. (§ 2.2-3705.5(13) del Código de Virginia);
• Datos a nivel de paciente recopilados por la Junta de Salud y que aún no han sido procesados, verificados y divulgados, de conformidad con la sección 32.1-276.9, a la Junta por la organización sin fines de lucro con la que el Comisionado de Salud ha contratado de conformidad con la sección 32.1-276.4. (§ 2.2-3705.5(10) del Código de Virginia); y
• Planes e información para prevenir o responder a actividades terroristas. (§ 2.2- 3705.2(4) del Código de Virginia).