PCHAC – Estatutos

Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth
Estatutos

Artículo I – Denominación

El nombre de esta organización será el Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth. El Consejo tendrá un propósito principal como asesor del Equipo de Alta Dirección del Departamento de Salud de Portsmouth.

Artículo II – Objetivos y funciones

Los objetivos de este Consejo serán desempeñar las siguientes funciones para la Ciudad de Portsmouth:

1. Abogar por servicios y políticas de salud pública equitativos que mejoren la salud de todos los que viven, trabajan y juegan en Portsmouth, VA. 
2. Promover la comprensión y el apoyo de la comunidad a las políticas y estrategias que promoverán la salud pública. 
3. Fomentar y fortalecer la diversidad, la equidad y la inclusión en la toma de decisiones sobre asuntos relacionados con la salud pública en Portsmouth. 
4. Participar en los esfuerzos de mejora de la calidad para garantizar la calidad y la eficacia de los servicios locales. 
5. Participar en estudios relacionados con las necesidades de salud pública a largo plazo de las personas que viven en Portsmouth, VA. 
6. Participar en un proceso y/o ejercicio ético estructurado para hacer recomendaciones al Equipo de Alta Dirección. 
7. Obtener la opinión de los miembros de la comunidad sobre temas de salud pública. 
8. Revisar las propuestas de programas desarrollados por el Departamento de Salud de Portsmouth para desarrollar recomendaciones para el Equipo de Alta Dirección. 
9. Revisar las propuestas y hacer recomendaciones al Equipo de Alta Dirección del Departamento de Salud de Portsmouth sobre asuntos de salud pública. 
10. Revisar todas las políticas y ordenanzas relacionadas con la salud pública antes de su adopción por el Concejo. 
11. Revisar los presupuestos y otros asuntos que el Equipo de Alta Dirección considere apropiados.

El Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth servirá como enlace entre la comunidad y el Equipo de Alta Dirección del Departamento de Salud de Portsmouth al:

12. Servir como grupo de defensa de los programas de salud pública. 
13. Ayudar a informar a los miembros de la comunidad sobre los programas y servicios proporcionados directamente, a través de contratos y en asociación con otros proveedores. 
14. Construir consenso y apoyo en torno a objetivos comunes.

Artículo III – Composición

1. Los miembros estarán formados por representantes de las agencias locales de salud pública; proveedores de atención médica; consumidores; agencias de la ciudad; organizaciones religiosas y étnicas; y otras organizaciones, agencias y comunidades que representan la continuidad de la demografía social de Portsmouth y tienen influencia en la equidad en la salud.

2. Nombramiento de los miembros
   Los miembros del Consejo Asesor serán nombrados por el Director de Salud del Departamento de Salud de Portsmouth.

3. Duración del nombramiento
   Los miembros serán nombrados inicialmente por un período de dos años. Los miembros con buena reputación, que hayan asistido a las reuniones programadas regularmente y hayan apoyado activamente la misión del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth, pueden ser nombrados por un período adicional de dos años.

   Para asegurar que la membresía conserve la continuidad del conocimiento histórico, el Director de Salud puede hacer citas adicionales según sea necesario.

4. Condición del nombramiento
   Las personas que cumplen con los criterios de membresía (definidos en la Sección 1) sirven únicamente a gusto del Director de Salud del Departamento de Salud de Portsmouth.

5. Representación de los intereses de las partes interesadas
   Se alentará a los miembros, en la medida de lo posible, a que se comuniquen con otras organizaciones que se encuentren en una situación similar.

   Se espera que los miembros hagan un esfuerzo de buena fe para representar las preocupaciones e intereses de sus partes interesadas, y que se aseguren de que cualquier recomendación desarrollada por el consejo sea representativa de dichas partes interesadas y de la organización que representa el miembro.

6. Renuncia y rescisión

7. Cualquier miembro podrá retirarse del consejo en cualquier momento sin perjuicio. El Director de Salud determinará la necesidad de reemplazo.

ARTÍCULO IV - MESA

 

1. Oficiales
   Los funcionarios del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth consistirán en un presidente y un vicepresidente.

2. Elección de la Mesa:
   La Mesa de este órgano será elegida semestralmente por mayoría de votos.

3. Mandato
   Los miembros de la Mesa serán elegidos por un período de dos años (que no exceda el período de membresía), o hasta que se elijan o designen sucesores. El mandato comenzará en la primera reunión siguiente al período de elecciones.

4. Deberes de los funcionarios
   Silla
   • Presidir todas las reuniones de membresía.
   • Organizar un liderazgo alterno en caso de que el presidente no pueda asistir a una reunión. La Mesa sustituta presidirá en el siguiente orden: Vicepresidente.
   • Proporcionar información y revisar todas las agendas antes de las reuniones. o Mantener las discusiones en avance y centradas en los puntos de la agenda.
     • Mantenga las reuniones dentro del marco de tiempo programado.
     • Si es necesario aplazar los puntos del orden del día, consulte con los miembros para elaborar un plan para abordar los puntos aplazados.
     • Convocar reuniones extraordinarias.
     • Nombrar a los presidentes de los subcomités apropiados, si es necesario
     • Proporcionar supervisión para garantizar el buen funcionamiento y las actividades del cuerpo general y los subcomités.

Vicepresidente

• • Actuar como Presidente en ausencia del Presidente.
  • Ayudar al Presidente a proporcionar supervisión para garantizar el buen funcionamiento y las actividades del cuerpo general y los subcomités.

ARTÍCULO V – REUNIÓN DE LOS MIEMBROS

1. Reuniones Ordinarias

   Las reuniones ordinarias se celebrarán trimestralmente en la fecha y hora acordadas por los miembros. Todas las reuniones están abiertas al público.

2. Reuniones Especiales

   Además de sus reuniones programadas regularmente, el Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth se reunirá, si es necesario, en un momento mutuamente acordado, para recibir una actualización del Director de Salud del Departamento de Salud de Portsmouth con respecto al Estado de la Equidad en Salud en Portsmouth.

   El Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth (PCHAC, por sus siglas en inglés) se reunirá a solicitud del Director de Salud para convocar reuniones adicionales según sea necesario.

3. Convocatoria de Reuniones
   Todas las reuniones requerirán al menos 3 días de anticipación. Se colocará un aviso para cada reunión en el sitio web del Departamento de Salud de Portsmouth, y se publicará una copia digital del aviso en el área de recepción de la clínica.

4. Asistencia de los miembros:
   • Se espera que los miembros estén presentes en todas las reuniones.
   • En caso de que un miembro esté ausente, será responsabilidad del miembro notificar a los líderes del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth de manera oportuna.
   • Se espera que los miembros lleguen antes del inicio de cada reunión para garantizar que todas las reuniones puedan comenzar puntualmente según lo programado. En caso de que un miembro sepa de antemano que asistirá solo una parte de una reunión; es responsabilidad del miembro notificar al Presidente o al Gerente de Salud de la Población del Departamento de Salud de Portsmouth o a la persona designada con anticipación, al (757) 393-8585, extensión 8560.
   • Se espera que los miembros asistan al menos a tres de las cuatro reuniones trimestrales programadas regularmente cada año. La imposibilidad de asistir a las reuniones puede resultar en que un segmento de la población objetivo del Departamento de Salud de Portsmouth no esté representado. Si un miembro tiene ausencias injustificadas durante tres (3) reuniones trimestrales en un período de un año, puede ser removido del consejo, a discreción exclusiva del Director de Salud.
   • La participación en reuniones a través de video remoto está disponible para los miembros que no pueden viajar al lugar de la reunión. La participación remota en video debe programarse con anticipación y cumplir con los requisitos de aviso público. Las reuniones deben celebrarse en un entorno público y los miembros del público deben tener la oportunidad de asistir.

5. Conducta de los negocios:
   Todas las reuniones se llevarán a cabo de conformidad con las leyes de conformidad con el Código de Virginia §2.2-3701:
   • Se entenderá por «reunión» o «reuniones» las sesiones de trabajo en las que: o estar sentado físicamente, o a través de equipos telefónicos o de vídeo.
     • o de conformidad con el §2.2-3708, como un cuerpo o entidad, o como una asamblea informal de (i) hasta tres miembros o (ii) un quórum.
     • o menos de tres de los miembros constituyentes, dondequiera que se encuentren, con o sin acta, con o sin voto, de cualquier organismo público.
   • Un quórum para el Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth se define como la mayoría de los miembros.
     • La reunión comenzará y terminará a las horas designadas.
     • Todos los dispositivos electrónicos y/o técnicos permanecerán silenciados durante la reunión.
     • Las reuniones se llevarán a cabo bajo una versión simplificada de las Reglas de Orden de Robert.
       
6. Participación:
   • Todos los miembros, y las partes interesadas, deben tener la oportunidad de contribuir con sus aportes de manera ordenada.
   • Se espera que todos los miembros estén preparados, sean concisos y breves en la comunicación verbal.
   • Todos los comentarios y sugerencias deben expresarse de manera constructiva.
   • Se espera que las aportaciones de los Miembros se mantengan en el tema, ya que las reuniones están estructuradas para lograr la máxima participación en un breve período de tiempo.

7. Votación:  
   • Se dará igual peso al voto de cada miembro.
   • El Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth sirve como consejo asesor y no DOE requiere quórum para promulgar negocios.
   • Los miembros del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth pueden decidir retrasar una acción, si la mayoría de los miembros presentes sienten que el grupo necesita la opinión de los miembros ausentes para tomar una decisión informada.
   • La aprobación de una moción requiere una mayoría simple, uno más de la mitad de los miembros presentes.

8. Acta:
   • Las actas finales aprobadas se publicarán en el siguiente sitio web:
     Sitio web externo del Departamento de Salud de Portsmouth,
     https://www.vdh.virginia.gov/portsmouth/

ARTÍCULO VI - SUBCOMITÉS

1. Procedimientos
   Se pueden agregar comités permanentes y ad hoc según sea necesario.
   1. a. Posibles subcomités ad hoc
      Según corresponda, el Presidente puede crear subcomités permanentes y ad hoc y asignar miembros o buscar voluntarios para llevar a cabo la Comunidad de Portsmouth
      Asunto del Consejo Asesor de Salud. Los posibles subcomités/funciones/roles pueden incluir, entre otros:
      • El propósito de este subcomité será identificar oportunidades para abordar las inequidades en salud y hacer recomendaciones a los miembros del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth para apoyar las acciones comunitarias que abordan estos problemas.
        • El líder designado por el presidente y otros miembros voluntarios del subcomité determinan las actividades del subcomité, incluida la hora y el lugar de las reuniones.
        • Los miembros del subcomité no tienen límites de mandato.
      • Datos 
        • El propósito de este subcomité será investigar los datos disponibles relacionados con los determinantes sociales de la salud y las inequidades en la salud y hacer recomendaciones a los miembros del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth para apoyar las acciones comunitarias que abordan estos problemas.
        • o El líder designado por el presidente y otros miembros voluntarios del subcomité determinan las actividades del subcomité, incluyendo la hora y el lugar de las reuniones.
        • o Los miembros del subcomité no tienen límites de mandato.
      • Legislativo / Política 
        • El propósito de este subcomité será identificar, revisar y hacer recomendaciones sobre la legislación, la política y los procedimientos que afectan la salud de la comunidad y la equidad en la salud a todo el Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth sobre temas que finalmente se enviarán al Comisionado de Salud.
        • El líder designado por el presidente y otros miembros del subcomité determinan las actividades del subcomité, incluida la hora y el lugar de las reuniones.
        • Los miembros del subcomité no tienen límites de mandato.

2. Convocatoria de Reuniones
   Todas las reuniones del subcomité requerirán notificación previa con al menos 3 días de anticipación. Se colocará un aviso de la reunión en el sitio web público del Departamento de Salud, y se publicará una copia digital del aviso en el área de recepción de la agencia.

3. Conducta de los negocios
   • Las actas se registrarán en las reuniones de los subcomités.
   • Las actas aprobadas se publicarán en el sitio web del Departamento de Salud.
   • Las actas aprobadas se informarán verbalmente al comité en la siguiente reunión programada regularmente.
   • Un miembro del comité puede solicitar una copia impresa de las actas comunicándose con el Gerente de Salud de la Población del Departamento de Salud de Portsmouth.

ARTÍCULO VII – Apoyo administrativo del Departamento de Salud de Portsmouth

• El Departamento de Salud de Portsmouth proporciona personal para el Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth, incluida la asistencia antes, durante y después de las reuniones generales y de subcomités.

• El Coordinador de Planificación y Mejora de la Salud de la Población es personal clave del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth.

• El Coordinador de Planificación y Mejoramiento de la Salud de la Población será responsable de brindar asistencia en la programación de reuniones, la preparación de agendas, el cumplimiento de los requisitos de publicación de reuniones públicas y la recepción y distribución de las actas del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth.

• El Coordinador de Planificación y Mejoramiento de la Salud de la Población enviará las actas resumidas, los puntos de la agenda y otros materiales apropiados a los miembros antes de cada próxima reunión del comité.

• El Director de Salud también se desempeñará como miembro del consejo del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth en capacidad ex officio, y el director o su designado proporcionará información y actualizaciones sobre las iniciativas estatales y locales relevantes para la misión del Consejo Asesor de Salud Comunitaria de Portsmouth.