¿Qué es un EDRS?
EDRS son las siglas de Sistema Electrónico de Registro de Defunciones. El EDRS es una aplicación basada en la web que se utiliza para registrar y registrar electrónicamente las defunciones ocurridas en el Commonwealth of Virginia.
El EDRS de Virginia tiene disposiciones para el registro electrónico y la presentación de informes de:
- Certificados de defunción (atendidos y desatendidos)
- Muertes fetales espontáneas
- Interrupción inducida del embarazo
- Donación de Cuerpos para la Ciencia - Programa Anatómico del Estado de Virginia (VSAP)
¿Qué es VVESTS?
VVESTS son las siglas de Virginia Vital Events and Screening Tracking System. El VVESTS es un conjunto de aplicaciones y alberga módulos para el registro de nacimientos, defunciones, pruebas de audición infantil y detección de defectos congénitos en Virginia.
El Sistema Electrónico de Registro de Defunciones (EDRS) es un módulo dentro de VVESTS
¿Pueden los certificadores médicos inscribirse en línea en EDRS? ¿Cuáles son los requisitos?
Sí. Los certificadores médicos pueden inscribirse en EDRS a través del portal en línea proporcionado por la División de Registros Vitales. Registrarse a través del portal en línea requiere una licencia válida del Departamento de Profesiones de la Salud de Virginia (DHP), una credencial válida del Departamento de Vehículos Motorizados de Virginia (DMV) (es decir, una credencial válida del Departamento de Vehículos Motorizados de Virginia (DMV). licencia de conducir, tarjeta de identificación o registro del vehículo), y el nombre y la dirección de correo electrónico del supervisor/gerente.
Visite nuestro sitio para obtener más detalles.
https://vr-fhs.vdh.virginia.gov/vvestsapps/f?p=106:13:5239836608175:::::
¿Cuál es el requisito del navegador para VA EDRS?
A partir de ahora, se puede acceder a VA EDRS mediante Internet Explorer 11 y Google Chrome.
¿Hay alguna tarifa/costo asociado con el uso del EDRS?
No, el uso del EDRS no tiene ningún coste para ninguno de los usuarios de la aplicación.
¿Necesitamos instalar el EDRS en nuestros ordenadores?
No, VA EDRS es un sistema basado en la web similar a cualquier sitio web al que acceda. Se puede acceder al EDRS desde la siguiente dirección web (URL): https://vr-fhs.vdh.virginia.gov/vvestsapps/f?p=vvests:login
¿Cómo puedo recibir capacitación para usar el EDRS?
La capacitación de EDRS es llevada a cabo por el Departamento de Servicios de Campo de OVR. Puede comunicarse con su oficina por teléfono al 804-662-6218 o por correo electrónico al OVR.FieldServices@vdh.virginia.gov para programar la capacitación.
¿Puede el EDRS requerir cambios de contraseña con menos frecuencia que cada 90 días?
Según la política de seguridad de la información del Departamento de Salud de Virginia, las contraseñas están configuradas para caducar cada 90 días.
Olvidé mi contraseña. ¿Cómo lo restablezco?
Como usuario de EDRS, puede restablecer su propia contraseña desde la sección "¿Olvidó su contraseña?" en la pantalla de inicio de sesión de VVESTS. Si por alguna razón no puede restablecer la contraseña usted mismo, puede comunicarse con el servicio de asistencia de la OIM de lunes a viernes de008a 500de 804a8647200 (opción 2). Si tiene un administrador de usuarios de la instalación, también puede ponerse en contacto con él para restablecer la contraseña.
¿Cómo recibo notificaciones dentro de EDRS?
Tendrás que configurar tus preferencias de usuario para recibir notificaciones. Debe ir a "Preferencias del usuario", ingresar hasta tres direcciones de correo electrónico y seleccionar las notificaciones que desea recibir.
¿Existe la opción de enviar mensajes de texto a los certificadores médicos y al director de la funeraria si proporcionan un número de teléfono móvil?
Sí. A partir del 2020de abril, los directores y proveedores de funerarias pueden seleccionar opciones de perfil para optar por recibir mensajes de texto.
¿Por qué las comunicaciones EDRS (p. ej. recordatorios de caducidad de contraseña) provienen de una dirección de correo electrónico VDH o EDRS reconocible?
Las notificaciones EDRS se envían a través de la dirección de correo electrónico VADeptOfHealth@vdh.virginia.gov.
¿Cómo pueden los médicos, que ejercen en múltiples centros, recibir un certificado de defunción cuando el fallecimiento ocurrió en un centro distinto al designado en el momento de la inscripción?
Los médicos, que ejercen en múltiples instalaciones, se identifican de manera única por cada una de sus ubicaciones en EDRS. Las funerarias pueden identificar de manera única a los médicos que ejercen en múltiples instalaciones por instalación y su ubicación, y asignar casos electrónicamente en EDRS. Los médicos, que ejercen en múltiples centros, deben inscribirse en EDRS en todos sus centros participantes.
VDH también está trabajando en cambios para proporcionar una opción para que los médicos y directores de funerarias se inscriban en EDRS para múltiples instalaciones tanto en la función de inscripción en línea como en el sistema EDRS.
¿Existe un perfil de usuario predeterminado para los usuarios nuevos y existentes de EDRS?
No hay un "Perfil de usuario" predeterminado. El "Perfil de usuario" debe crearse cuando el usuario inicia sesión en EDRS por primera vez. La configuración del "Perfil de usuario" incluye preguntas de seguridad para la recuperación de contraseñas, la verificación de correo electrónico y la configuración de PIN para directores de funerarias y certificadores médicos.
¿Cuál es la diferencia entre un certificado de defunción "Drop to Paper" y un certificado de defunción "electrónico"?
El certificado de defunción en papel significa que parte del certificado se creó electrónicamente y otra parte se creó manualmente. Un certificado de defunción electrónico significa que todo el certificado de defunción se creó electrónicamente y fue firmado electrónicamente tanto por el certificador médico como por el titular de la licencia del servicio funerario.
¿Cómo corrijo un certificado de defunción que se ha presentado ante el Departamento de Salud Local y/o la Oficina de Registros Vitales?
Hay dos formas de modificar un certificado de defunción; administrativa o judicialmente. Las enmiendas administrativas son cambios demográficos que se pueden hacer a un certificado de defunción con una Declaración Jurada para la Corrección de un Registro y evidencia documental de respaldo. Una declaración jurada puede ser presentada por el cónyuge sobreviviente o la familia inmediata, el titular de la licencia del servicio funerario u otra fuente de informes. Ver ejemplos de Pruebas documentales aceptables.
Las enmiendas judiciales son cambios que requieren una orden judicial para completarse. Las peticiones ante el Tribunal de Circuito pueden ser presentadas por el cónyuge sobreviviente o la familia inmediata, la funeraria que asiste u otra fuente de información. Ver más información sobre las enmiendas judiciales.
Comuníquese con la Oficina de Registros Vitales al 804-662-6200 para obtener más instrucciones.
¿Es necesario que los médicos de Virginia utilicen el Sistema Electrónico de Registro de Defunciones?
Sí, a partir del 1de enero de 2020, Código de Virginia § 32.1-263 requiere que la parte de la certificación médica de los certificados de defunción se complete y se presente electrónicamente a través de EDRS dentro de las 24 horas posteriores a la muerte. La falta de presentación electrónica de una certificación médica de defunción a través de EDRS constituirá motivo de acción disciplinaria por parte de la Junta de Medicina.
¿Qué pasa si el médico está fuera de la ciudad o enfermo? ¿Cómo DOE firmar el certificado de defunción?
EDRS es un sistema seguro basado en la web al que se puede acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde cualquier dispositivo con capacidad para Internet con Internet Explorer 10, 11 o navegador Chrome instalados. Según el Proyecto de Ley del Senado, 1439, si un médico está ausente y no puede completar y certificar electrónicamente el certificado, dicho médico puede designar a una persona designada para completar y certificar médicamente el certificado.
¿Quién puede ser una persona designada?
La persona designada puede ser otro médico, una enfermera practicante, un director médico o un director médico, o cualquier persona a quien el médico haya delegado para firmar el certificado y que tenga acceso a la información médica del paciente.
¿El portal en línea permitirá que los certificadores médicos se registren en varios centros cuando se registren en línea?
En este momento, esto no es actualmente una opción, pero la Oficina de Registros Vitales está trabajando en esto para el futuro.
¿Por qué no puedo completar la causa de muerte después de que se me haya asignado un caso para la certificación médica?
Es probable que no haya aceptado el caso. Para aceptar la propiedad del caso, vaya a "Resumen del caso" en EDRS y, en la parte superior, haga clic en "Aceptar caso". Una vez que haya aceptado el caso, puede proceder a certificar la causa de la muerte.
¿Cuánto tiempo DOE tarda el certificador médico en completar la certificación médica electrónica en un certificado de defunción?
En promedio, un certificador médico que tenga a mano toda la información necesaria para completar un certificado de defunción debería poder hacerlo en 5 minutos.
¿Cómo corrijo la causa de la muerte o cualquier parte de la certificación médica después de que el registro se haya presentado ante OVR?
El certificador médico puede corregir la causa de la muerte o cualquier parte de la certificación médica en EDRS siempre y cuando el registro no haya sido archivado por OVR. Si el registro se ha presentado ante la OVR, la corrección de la causa de la muerte o cualquier parte de la certificación médica requerirá una declaración firmada con el membrete de la oficina que indique el nombre del difunto, la fecha de muerte y los elementos a corregir. Por favor, envíe esta carta a la atención de Denise Cox (Denise.Cox@vdh.virginia.gov) o envíelo por fax a 804-662-7262.
¿Se requiere que los certificadores médicos ingresen a sus propios designados en el sistema?
No. Las personas designadas pueden ser ingresadas por el Administrador de Usuarios de la Instalación utilizando el módulo de Seguridad en EDRS.
¿Cuál es la función del Administrador de Usuarios de Instalaciones (FUA)?
El Administrador de Usuarios de la Instalación es responsable de configurar las cuentas de usuario y mantener esas cuentas para su instalación o grupo de proveedores. Esto incluye el mantenimiento de los formularios de acceso y confidencialidad, la desactivación de las cuentas de usuario necesarias y el restablecimiento de contraseñas.
¿Cuántos Administradores de Usuarios de Instalaciones (FUA) necesitamos?
La OVR requiere que si usted tiene cinco o más miembros del personal, incluidos los médicos, en su centro que necesitan acceso al EDRS, usted designe a una FUA. Le sugerimos que designe un FUA de respaldo en caso de vacaciones del personal o ausencias inesperadas.
¿Cuál es el papel del Departamento de Asuntos de Difuntos (DA)?
El Departamento de Asuntos de Difuntos es responsable de crear el caso del certificado de defunción, asignar electrónicamente el caso para la certificación médica y solicitar electrónicamente la certificación demográfica de la funeraria o dejar el caso en papel.
¿Con cuánta anticipación deben enviar el Administrador de Usuarios del Establecimiento (FUA) y el Departamento de Asuntos de Difuntos (DA) su documentación a OVR?
Tan pronto como estas funciones hayan sido identificadas y determinadas por la instalación, la documentación puede presentarse para su aprobación y procesamiento.
¿Puede un médico de otro estado firmar un certificado de defunción del VA?
Sí. Un médico con licencia en otro estado que estuvo a cargo de la atención del paciente por la enfermedad o afección que resultó en la muerte, puede firmar el certificado de defunción.
¿Las funerarias de fuera del estado están exentas de usar EDRS?
No. El código establece que el director de la funeraria o el titular de la licencia del servicio funerario deberá presentar el certificado de defunción utilizando EDRS. Un director de funeraria o licenciatario de servicios funerarios de otro estado debe tener una licencia de director de funeraria o una tarjeta de cortesía emitida por la Junta de Directores de Funerarias y Embalsamadores del Departamento de Profesiones de la Salud de Virginia para presentar un certificado de defunción de Virginia. Con una licencia de Virginia o una tarjeta de cortesía, son elegibles para usar EDRS.
Si un director de funeraria de otro estado decide no obtener una tarjeta de cortesía, ¿cómo se puede presentar el certificado de defunción ante OVR?
Código (§32.1-263) permite a los familiares más cercanos tomar posesión de los restos y también completar y presentar manualmente el certificado de defunción ante el Departamento de Salud de VA local.
¿Hay alguna excepción para aceptar certificados de defunción que no sean EDRS?
En ocasiones, puede ser necesario aceptar un certificado de defunción no creado en EDRS. Tales ocasiones pueden ser el resultado de fallas tecnológicas o eléctricas temporales que impidan que el certificado se presente electrónicamente, como un corte de energía, actualización o mantenimiento del sistema, problemas técnicos con el servidor o el certificado de defunción está siendo presentado por el familiar más cercano.
¿Quién decide dónde debe ir el certificado de defunción?
En el caso de un certificado de defunción presentado electrónicamente, el caso puede comenzar con el director de la funeraria, quien luego transferiría el caso al certificador médico. Si el hospital inicia el caso, el hospital lo transferiría al director de la funeraria. Independientemente de quién inicie el caso, el director de la funeraria lo transfiere a la Oficina de Registros Vitales. Los certificados de defunción completos en papel y los certificados de defunción en papel son presentados en el Departamento de Salud Local por el director de la funeraria o los familiares más cercanos. El Departamento de Salud Local envía el certificado de defunción a la Oficina de Registros Vitales.
¿Cómo se toma la decisión con respecto a qué proveedor debe recibir el certificado de defunción?
La Oficina del Médico Forense Jefe (OCME, por sus siglas en inglés) se encarga de todas las muertes no naturales. OCME inicia el caso en EDRS y lo transfiere al director de la funeraria. Si se trata de una muerte natural y el director de la funeraria inicia el caso, el director de la funeraria confía en el informante del difunto para que le proporcione la información del certificador médico (proveedor). A veces, la OCME acepta muertes naturales si el difunto no tenía un médico de atención primaria (tratante). Esas muertes se conocen como muertes no atendidas.